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Procédure de gestion des absences en entreprise
La gestion des congés et absences est une problématique clée pour tout manager RH. Il existe plusieurs façons de le faire. Gestion manuelle des congés
Plusieurs managers RH optent pour la gestion des congés d'une façon manuelle. Vous pouvez opter pour une gestion de congés en ligne gratuit avec différents outils tels que les emails, un fichier Excel ou même des calendriers/Agenda physiques. Cette approche à la gestion des congés et absences consomme beaucoup de temps au gestionnaire RH ainsi qu'au collaborateur car elle demande beaucoup de communication et de coordination ainsi que beaucoup d'attention afin d'éviter les erreurs. 👉 Afin de faciliter un peu ce process, nous vous offrons ce modèle de planning congés sur Excel. ✅ Gestion des absences et congés avec un logiciel
À mesure que les ressources humaines se développent, le planning des congés devient plus compliqué et les négociations avec chaque employé peuvent ralentir tout le travail des gestionnaires RH.
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Gardez à l'oeil les banques de temps de vacances Pour que la gestion des congés soit facile, il faut être en mesure de suivre les banques de vacances des salariés. Assurez-vous d'avoir un outil pour comptabiliser le nombre de jours de congé dont dispose chacun des membres de votre équipe. De cette manière, vous serez certain que vos employés prennent des vacances pour se reposer ou qu'ils n'épuisent pas leur banque trop rapidement. Plusieurs types de congés sont d'ailleurs à considérer: Les congés payés; Les congés sans solde; Les arrêts maladie; Les congés parentaux; Les absences pour mariage, naissance ou décès d'un proche; La récupération d'heures supplémentaires. Assurez-vous que vos employés ont eux-mêmes accès au détail de leurs jours de vacances pour les responsabiliser. Utilisez les bons outils Lorsque je travaillais pour une grande entreprise avec plus de 300 employés, la gestion des congés était relativement complexe. Nous devions remplir une demande papier, qui devait ensuite être approuvée par notre superviseur, pour finalement être entrée manuellement par un employé des ressources humaines dans un système RH.
Toutefois, deux choses doivent primer: la flexibilité et la compréhension. Par exemple, certaines personnes sont contraintes de prendre leurs vacances à certains moments afin de pouvoir les passer en famille. Il serait déplorable de les priver de temps de qualité avec leurs proches à cause de règles trop strictes. Finalement, n'oubliez pas que les étudiants aussi ont droit à des semaines de vacances. Ils travaillent fort toute l'année et méritent bien de se reposer. Ne soyez pas à la dernière minute Pour coordonner les vacances de tout le monde, demandez à vos salariés de vous indiquer le plus rapidement possible quand ils aimeraient prendre des vacances. Gardez des traces de chaque demande et des changements apportés s'il y a lieu. Ainsi, vous pourrez vous assurer que tout concorde, et aurez le temps de trouver des solutions ou de proposer d'autres options si nécessaire. Vos employés pourront aussi planifier leurs vacances sans être à la dernière minute. Pour les plus petites équipes, il est aussi possible d'être plus flexible envers les employés qui souhaitent prendre des vacances avec quelques jours de préavis seulement.