Le Cahier des Charges d'Evénement sert de base pour votre événement. Voici comment vous pouvez utiliser le modèle pour planifier et exécuter un événement réussi. Étape 1: Décrivez l'événement. Pour donner à votre équipe ou agence événementielle une image claire, il est important de commencer par un aperçu détaillé de l'événement. À quoi ressemble l'événement? Qui y sera présent? Quel est le thème? Étape 2: Clarifiez vos objectifs. L'organisation d'un événement coûte du temps et des ressources, il est donc important de lier votre événement à un objectif réalisable. Vous organisez un événement pour faire connaître le produit de votre entreprise? Organisez-vous une collecte de fonds avec un objectif monétaire spécifique en tête? En fonction de votre objectif, l'agence ou l'équipe de design prendra différentes décisions concernant la mise en page, le thème, l'apparence et d'autres éléments clés de votre événement. Étape 3: Définissez un budget et un calendrier. Lorsque vous réfléchissez au budget, il est utile de demander combien vous prévoyez dépenser par participant.
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Vous devez vous assurer que la solution
que vous choisissez corresponde à votre budget actuel, et éventuellement
futur. Orientation
stratégique – Au-delà des opérations au jour le jour, il est
important de définir une orientation stratégique future. En effet, il ne serait pas
souhaitable de devoir changer de fournisseur chaque fois que vos besoins
évoluent. Outre ces éléments, il est fréquent que la politique interne
(en particulier pour les appels d'offres de grande envergure impliquant plusieurs
services) nécessite de faire appel à un expert pour apporter de la crédibilité et de
l'autorité à votre processus décisionnel. Quelles sont les exigences à respecter dans le cadre d'un appel d'offres pour la création d'une plateforme d'événements présentiels virtuels ou hybrides? Voici les différentes catégories d'exigences à inclure dans le cahier des charges de votre appel d'offres pour une plateforme d'événements en ligne (telles sont également les sections que nous avons incluses dans notre modèle de CAHIER DES CHARGES GRATUIT):
Gestion d'événements – Tout ce dont vous avez besoin pour la création et la gestion logistique de votre événement, y compris l'inscription, l'identité graphique et la personnalisation, ainsi que la possibilité d'envoyer des notifications et des alertes.
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Par ailleurs, il est aussi important de mentionner le choix du cadre. Avec ces informations, vous pourrez lancer la réservation ou du moins connaître la disponibilité du lieu et de toutes les infrastructures dont vous aurez besoin pour l'aménager. Mentionnez dans le cahier des charges le budget alloué à l'événement Le cahier des charges mentionne également le budget alloué à l'événement. Listez toutes les dépenses. Globalement, vous avez 3 catégories de dépenses. Celles dites fixes comme les frais de location de la salle. Il y a aussi les dépenses variables comme celles de la restauration. Enfin, vous avez les dépenses indirectes comme les frais de déplacement. Attention, il s'agit d'un budget prévisionnel. Aussi, est-il important d'intégrer un montant pour les imprévus. Comptez entre 5 et 10% du budget total pour ce dernier. Coordination de l'événement: fixez la répartition des postes Précisez les responsabilités de chacune des parties prenantes de l' événement dans votre cahier des charges.
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Vous souhaitez lancer un appel d'offres pour la création
d'une plateforme pour votre prochain événement virtuel ou hybride? Vous trouverez dans cet
article tous les éléments nécessaires pour mener à bien votre recherche de prestataires,
y compris un modèle de cahier des charges à télécharger. Voici les thèmes que nous allons aborder:
Qu'est-ce
qu'un appel d'offres? Pourquoi en organiser un? Qui impliquer
dans le processus? Quelles sont les exigences à respecter dans le cadre
d'un appel d'offres pour la création d'une plateforme d'événement digital? Comment
fonctionne le modèle de cahier des charges? Besoin de lancer rapidement votre appel d'offres pour la création d'une plateforme pour
votre prochain événement? Accédez
directement à notre modèle de cahier des charges pour laisser votre appel d'offres pour
la création d'une plateforme d'événement virtuel et hybride: Modèle d'appel d'offres gratuit. Qu'est-ce qu'un appel d'offres? Pourquoi en organiser un? Les entreprises recourent aux appels d'offres pour trouver un
fournisseur capable de répondre à des besoins et des exigences spécifiques.
Cela passe par le fait de confier les tâches essentielles à certains collaborateurs pour vous assurer d'avoir le temps nécessaire pour gérer ces imprévus avec réactivité. Vous ne pouvez pas gérer les hôtes et hôtesses à l'accueil, répondre aux questions de votre président qui répète son discours et vérifier que le café d'accueil est bien en train d'être servi… surtout si on vous annonce au même moment qu'il y a une modification urgente à faire sur la présentation! 12 – Réaliser un débriefing et un questionnaire de satisfaction
Votre événement est fini et tout s'est bien passé! Vous verrez la plupart du temps, c'est le cas… Malgré tout, il est important de prendre le temps de réfléchir aux points positifs et négatifs de votre organisation. De même, vous pouvez partager un questionnaire de satisfaction avec vos participants. Tout cela vous permettra de tirer des enseignements bénéfiques pour vos prochains événements. [/vc_column_text]
Nous espérons que ces conseils vous aideront pour exercer votre métier d'organisateur d'événements.
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